Privacy & Cookies

1. Wie wij zijn

SUCCES Kozijnen BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Wanneer dit beleid van toepassing is

Dit beleid is van toepassing wanneer u onze website bezoekt, ons een bericht stuurt, een offerte aanvraagt, advies vraagt over kozijnen of montage, contact met ons opneemt per e-mail of telefoon, gebruik maakt van de chatfunctie op onze website, contact met ons opneemt via WhatsApp, of anderszins met ons communiceert als geïnteresseerde, klant, leverancier of zakelijke contactpersoon.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1 Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

• naam, eventueel bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en uw voorkeur voor contactwijze;
• adres, postcode, woonplaats en projectlocatie indien relevant voor een offerte, levering, montage of servicebezoek;
• gegevens over de producten of diensten waarin u geïnteresseerd bent, zoals type kozijn, afmetingen, aantal, budget, planning, isolatievoorkeuren en montage-eisen;
• foto's, bestanden, tekeningen of metingen die u aan ons toestuurt;
• de inhoud van uw berichten, inclusief berichten via de website-chat en WhatsApp;
• afspraakvoorkeuren, offertegeschiedenis, serviceaanvragen en aftersales-communicatie;
• betaal- en factuurgegevens indien u klant bij ons wordt.

3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld bij gebruik van de website

• technische serverloggegevens zoals IP-adres, browsertype, besturingssysteem, tijdstip van het verzoek, opgevraagde pagina's en foutdiagnostiek;
• beveiligings- en misbruikpreventiegegevens die nodig zijn om de website en communicatiekanalen beschikbaar en veilig te houden.

3.3 Bijzondere gegevens

Stuur via de website-chat of WhatsApp geen bijzondere persoonsgegevens, BSN-nummers, kopieën van identiteitsbewijzen, gezondheidsgegevens of andere risicovolle gegevens, tenzij wij hier uitdrukkelijk om vragen op een rechtmatige grond en met passende waarborgen.

4. Waarom wij uw gegevens verwerken en op welke grondslag

5. "Chat met ons" en "WhatsApp ons"

Wij bieden website-chat en WhatsApp-communicatie aan om het u eenvoudiger te maken contact met ons op te nemen. Deze kanalen worden geleverd met behulp van externe dienstverleners en kunnen gebruikmaken van geautomatiseerde ondersteuning.

5.1 Website-chat

Wanneer u de website-chat gebruikt, worden de inhoud van het bericht en de daarin opgenomen persoonsgegevens verwerkt om uw vraag te beantwoorden en een verslag van het gesprek te bewaren. Afhankelijk van de huidige technische configuratie kan de chat geleverd worden door Kobby AI en verwerkt worden via diens hosting-, berichten- en AI-modelproviders.

5.2 WhatsApp

Wanneer u op "WhatsApp ons" klikt of een gesprek voortzet via WhatsApp, wordt uw bericht niet alleen door ons verwerkt, maar ook via de relevante WhatsApp-infrastructuur en onze berichtenprovider. WhatsApp is een afzonderlijk platform met eigen voorwaarden en privacyraamwerk. Als u dit kanaal liever niet gebruikt, kunt u ons ook bereiken per e-mail of telefoon.

5.3 AI-ondersteuning

Sommige antwoorden kunnen worden gegenereerd of ondersteund door AI. Vertrouw niet op chat of WhatsApp als definitieve bevestiging van prijs, omvang, technische haalbaarheid, contractvoorwaarden, meetresultaten of montageplanning. Definitieve commerciële en operationele toezeggingen worden altijd bevestigd door een medewerker van SUCCES Kozijnen BV.

5.4 Dataminimalisatie voor chatkanalen

Gebruik deze kanalen alleen voor de informatie die redelijkerwijs nodig is om uw vraag te beantwoorden. Stuur geen onnodige persoonsgegevens.

Meer details vindt u in onze separate AI-chat & WhatsApp privacyverklaring.

6. Wie uw gegevens ontvangt

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend waar dit nodig en passend is, bijvoorbeeld met:

• onze hosting- en e-mailproviders;
• website-, communicatie- of klantenondersteuningsleveranciers die ons helpen de site te beheren en vragen te beantwoorden;
• Kobby AI, indien gebruikt voor website-chat of AI-ondersteunde communicatie;
• onze WhatsApp-berichtenprovider, zoals 360dialog, indien dit kanaal is ingeschakeld;
• AI- of infrastructuursubverwerkers die door deze dienstverleners worden ingezet, voor zover nodig om de dienst te leveren;
• monteurs, opmeters, logistieke partners of onderaannemers wanneer dat nodig is om uw order voor te bereiden of uit te voeren;
• accountants, juridisch adviseurs, verzekeraars of autoriteiten waar verstrekking wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

Wenst u de actuele leverancierslijst die op uw situatie betrekking heeft? Neem dan contact op via info@succeskozijnen.nl.

7. Internationale doorgiften

Sommige van onze dienstverleners, of door hen ingeschakelde partijen, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dat het geval is, hanteren wij een rechtmatig doorgiftemechanisme zoals een adequaatheidsbesluit, de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander wettelijk toegestaan waarborgmechanisme.

Omdat de website-chat en de AI-stack kunnen leunen op externe infrastructuur en AI-providers, zijn doorgiften buiten de EER met name relevant voor de chat- en WhatsApp-kanalen.

8. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden. In de praktijk betekent dit:

• algemene aanvragen en offerteaanvragen: voor de periode die redelijkerwijs nodig is om u te antwoorden en op te volgen, en daarna voor een beperkte periode voor herhalingscontact, geschillen of audit;
• chat- en WhatsApp-gesprekken: zolang nodig om het gesprek af te handelen, uw aanvraag op te volgen, supportgeschiedenis te bewaren en de dienst te beschermen tegen misbruik;
• klant- en orderdossiers: voor de duur van de commerciële relatie en voor de wettelijke bewaartermijn die geldt voor administratie, fiscaliteit, garantie en geschillenbeslechting;
• beveiligings- en serverlogs: voor een korte beveiligings- en troubleshootingsperiode, tenzij een langere periode nodig is om misbruik of incidenten te onderzoeken.

Wij bewaren algemene aanvragen en offerteaanvragen tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij een langere termijn nodig is voor wettelijke, contractuele, garantie-, geschillen- of auditdoeleinden. Chat- en WhatsApp-gesprekken bewaren wij tot 24 maanden na de laatste interactie. Klant-, order-, factuur-, garantie- en boekhoudkundige gegevens bewaren wij gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn. Beveiligings- en serverlogs bewaren wij doorgaans tot 90 dagen, tenzij een langere termijn nodig is voor onderzoek naar misbruik, fraude of beveiligingsincidenten.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u mogelijk het recht uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen verwerking, uw toestemming in te trekken indien daarop wordt vertrouwd, en uw gegevens te ontvangen in een overdraagbaar formaat indien de wet dat recht toekent.

Om uw rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar info@succeskozijnen.nl. Wij kunnen om identificatie vragen voordat wij aan uw verzoek gevolg geven.

10. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangscontroles, versleuteld dataverkeer, leveranciersbeheer, beperkte personeelstoegang en incidentresponsprocedures.

11. Klachten

Heeft u een privacykwestie? Neem dan eerst contact met ons op zodat wij kunnen proberen deze op te lossen. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd, met de datum van bijwerking bovenaan vermeld.

1. Reikwijdte

Deze verklaring beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt wanneer u gebruik maakt van de contactopties "Chat met ons" en "WhatsApp ons" op https://succeskozijnen.nl/.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

3. Welke gegevens via deze kanalen kunnen worden verwerkt

• uw naam, telefoonnummer, e-mailadres of andere contactgegevens die u zelf verstrekt;
• de inhoud van uw berichten, waaronder foto's, documenten, metingen, adressen en technische vragen;
• metadata zoals tijdstempels, afleverstatus, communicatiegeschiedenis en basis-technische gegevens;
• taalvoorkeur en routeringsgegevens van het gesprek;
• verslaglegging van overdracht naar een medewerker, vervolgacties of afspraakaanvragen.

4. Waarom wij deze kanalen gebruiken

• om uw vragen snel te beantwoorden;
• om op uw verzoek offertes of aanbevelingen voor te bereiden;
• om montage-, garantie- of servicekwesties op te volgen;
• om communicatie vast te leggen;
• om de dienst te beschermen tegen spam, misbruik en technische problemen.

De primaire grondslag is uitvoering van een overeenkomst of stappen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst. Beveiliging en continuïteit van de dienst steunen op gerechtvaardigd belang. Versturen wij marketing via deze kanalen, dan baseren wij ons op toestemming of een andere wettelijk toegestane grondslag.

5. Betrokken dienstverleners

5.1 Website-chat

De website-chat kan worden geleverd door Kobby AI of een vergelijkbare AI-communicatieprovider. Indien Kobby AI wordt gebruikt voor de chat, kunnen chatberichten en bijbehorende technische gegevens worden verwerkt voor het leveren van de dienst, het bewaren van gespreksgeschiedenis, servicekwaliteit, debugging, beveiliging en verbetering, met inzet van hosting-, berichten-, AI-model- en infrastructuurproviders waar nodig.

5.2 WhatsApp

Bij het WhatsApp-kanaal kunnen betrokken zijn:

• ons bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke;
• onze berichtenprovider, zoals 360dialog;
• het WhatsApp-platform zelf en het bijbehorende juridische raamwerk.

Wenst u niet dat uw gegevens via deze externe communicatieproviders worden verwerkt? Gebruik dan e-mail of telefoon.

6. Internationale doorgiften

Omdat AI-, hosting-, database-, e-mail- of berichtenproviders zich buiten de EER kunnen bevinden of gebruik kunnen maken van wereldwijde infrastructuur, kunnen uw gegevens internationaal worden doorgegeven. Waar vereist baseren wij ons op passende waarborgen zoals adequaatheidsbesluiten of modelcontractbepalingen.

7. Belangrijke waarschuwing — wat u niet moet versturen

8. Menselijke controle en geautomatiseerde ondersteuning

Deze kanalen kunnen gebruikmaken van AI-gegenereerde of AI-ondersteunde antwoorden. Ze zijn bedoeld om de communicatie te versnellen, niet om definitieve menselijke bevestiging te vervangen waar dat ertoe doet. Definitieve offertes, metingen, contractuele voorwaarden, planning en montagetoezeggingen worden door een medewerker bevestigd.

Tenzij wij u uitdrukkelijk anders meedelen, is het niet onze bedoeling deze kanalen in te zetten als enige basis voor besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor u.

9. Bewaartermijn

Wij bewaren chat- en WhatsApp-gegevens tot 24 maanden na de laatste interactie, tenzij een langere termijn nodig is voor klantenservice, garantie, geschillenbeslechting, wettelijke verplichtingen, beveiliging, fraudepreventie of audit. Beveiligings- en technische logs bewaren wij doorgaans tot 90 dagen, tenzij ze nodig zijn voor onderzoek naar misbruik, fraude of beveiligingsincidenten.

10. Uw keuzes

• U kunt het gebruik van de chat op elk moment beëindigen.
• U kunt contact met ons opnemen via een ander kanaal als u liever geen AI-ondersteunde communicatie gebruikt.
• U kunt een verzoek tot inzage, verwijdering, correctie, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid indienen via info@succeskozijnen.nl.

11. Externe beleidsdocumenten

Voor de volledigheid kunt u ook de externe beleidsdocumenten raadplegen die op deze kanaal-stack van toepassing zijn:

• Kobby legal: https://kobby.ai/legal.html
• WhatsApp legal: https://www.whatsapp.com/legal
• 360dialog legal: https://docs.360dialog.com/partner/support/legal-information

Deze externe documenten vullen onze verklaring aan, maar treden niet in plaats van onze eigen transparantieverplichting als verwerkingsverantwoordelijke.

1. Huidige cookie-opzet

Volgens de huidige technische opzet maken wij op deze website niet bewust gebruik van analyse-cookies, advertentie-cookies, retargeting-cookies of trackingtechnologieën van derden.

Wij gebruiken in de huidige configuratie evenmin Google Analytics of een vergelijkbaar analyseplatform van derden.

2. Strikt noodzakelijke technologieën

Indien onze hostingomgeving, beveiligingslaag of communicatietools strikt noodzakelijke technische opslag- of sessiemechanismen gebruiken om de website veilig te laten functioneren, blijft het gebruik beperkt tot wat nodig is voor de gevraagde dienst, websitebeveiliging, load balancing of foutafhandeling.

De website-chat of contacttools kunnen beperkte technische opslag gebruiken voor zover nodig om de gevraagde communicatiefunctie te leveren, beveiliging te bieden of het gesprek tijdens uw sessie te bewaren.

Technische serverlogs zijn iets anders dan cookies, maar kunnen toch persoonsgegevens bevatten zoals IP-adressen. Zie ons Privacybeleid voor meer informatie.

3. Geen marketingtracking

Wij gebruiken op dit moment geen cookies of vergelijkbare technologieën om marketingprofielen op te bouwen, advertentieprestaties te meten of u te volgen over websites heen.

4. Wat er gebeurt als de opzet verandert

Introduceren wij later analyse, advertenties, social media-pixels, ingebedde media van derden of andere niet-essentiële technologieën, dan werken wij deze verklaring bij en vragen wij waar vereist om toestemming voordat deze technologieën worden ingezet.

5. Contact

Vragen over cookies of tracking kunt u sturen naar info@succeskozijnen.nl.